Was unterscheidet gutes von schlechtem Zeitmanagement?

Als alter Zeit- und Selbstmanagement-Profi hab ich natürlich schon oft gesehen und selbst erlebt, wie man an einer Methode oder einem neuen Tool scheitert. Der Kollege wurde mit dem neuen Zeitplanungstool viel effizienter und wirkt energiegeladener. Mich hingegen stresst die Anwendung und kostet mich jeden Tag unglaublich viel Zeit, ohne dass ich eine Erleichterung oder irgendeinen anderen Mehrwert erleben kann. Hast du das auch schon einmal erlebt? Du probierst eine erfolgversprechende Zeitmanagement Methode oder ein neues Tool aus, doch es will irgendwie nicht der erhoffte Effekt eintreten. Liegt das nun am Tool, der Methode oder doch an dir? In diesem Artikel klären wir die Frage, was gutes von schlechtem Zeitmanagement unterscheidet.
Es liegt an dir!
Lerne deine individuellen Fähigkeiten
effektiv einsetzen!

Natürlich hast du einen Anteil daran, ob eine Methode oder ein Tool für dich funktionieren. Und zwar nicht nir dahingehend, dass es um die richtige und konsequente Anwendung geht, denn daran scheitern neue Routinen gewöhnlich oft. Tatsächlich gibt es unterschiedliche Menschentypen und somit auch Zeitmanagement Typen. Nach Cordula Nussbaum sind das:

  • Igor Ideenreich
  • Hanny Herzlich
  • Dr. Anneliese Logisch
  • Ottmar Ordentlich

Wie die Namen bereits vermuten lassen, haben diese 4 Typen unterschiedliche Präferenzen und Werte. Sie unterscheiden sich von ihren inneren Antriebsfaktoren.

Eine Kurzbeschreibung der 4 Typen erhältst du über den Link auf den Typentest auf Cordula Nussbaums Webseite am Ende des Blogs.

Ich habe einen Kurs im Schnell-Lesen mitgemacht und bin nun in der Lage, “Krieg und Frieden” in zwanzig Minuten durchzulesen. Es handelt von Russland.

– Woody Allen
Igor Ideenreich

Igor Ideenreich könnte man als kreativen Chaoten bezeichnen, der Abwechslung braucht und gut ist, im Ideen schmieden und initieren. Er ist gerne spontan und hat ein ausgeprägtes Bedürfnis nach Freiheit. Schwerer fällt es ihm, Ideen umzusetzen, weil es dafür meist etwas Struktur braucht. Die pünktlichesten sind Vertreter*innen dieses Typs meistens nicht.

Coaching-Tipp:
Für Menschen mit ausgeprägtem Igor Ideenreich Anteil ist es wichtig, differenzieren zu können zwischen wertvollen und unnötigen Strukturen. Für die Umsetzung von Ideen und die damit verbundene Zielerreichung braucht es nun mal etwas Struktur. Flexible Methoden und wechselne Tools sind für diesen Typ daher am besten geeignet.

Igor Ideenreich sprudelt vor Ideen und Konzepten, die Umsetzung fällt ihm jedoch schwer
Hanni Herzlich-Typen denken immer zuerst an die anderen und zu selten an sich selbst
Hanni Herzlich

Hanni Herzlich hat ein großes Herz für Menschen,  deren Bedürfnisse sind ihr entsprechend eine Herzensangelegenheit. Sie hat ein gutes Gespür für Stimmungen bei anderen und in Gruppen. Sie ist hilfsbereit, immer für die anderen da, lässt für andere alles liegen und stehen. Und kommt daher bei ihren eigenen Projekten und Aufgaben oft ins Straucheln, weil sie sehr viel Zeit und Energie unreflektiert in Beziehungen investiert. Abgrenzung, Nein-Sagen und achtsam mit den eigenen Bedürfnissen umgehen, gehören zu ihren größten Herausforderungen.

Coaching-Tipp:
Für Menschen mit einem hohen Hanny Herzlich-Anteil ist es wichtig, zwischen wertvollen/ wichtigen und weniger sinnvoll oder gar schädlichen Hilfeleistungen unterscheiden zu können. Ich würde zudem täglichenes Reflektieren und fokussiertes Ausrichten über zB ein Journal empfehlen, damit sie sich stärker mit ihren Zielen, Aufgaben und Bedürfnissen verbindet.

Dr. Anneliese Logisch

Dr. Anneliese Logisch liebt Zahlen, Daten, Fakten. Diese geben ihr Orientierung. Sie machen ihr Spaß, da kann sie ihren analytischen Verstand wunderbar einsetzen. Sie ist meist sehr genau, achtet aufs Geld und hasst ineffiziente Zeitverschwendung. Entsprechend ist ihr Pünktlichkeit sehr wichtig. Das größte Problem für Vertreter*innen dieses Typs ist, dass das Leben nicht durchanalysiert und bis ins kleinste Detail durchgetaktet werden kann. Es wird immer unlogische Verhaltensweisen und schwer nachvollziehbare Situationen geben. Diese verunsichern Dr. Anneliese Logisch Typen jedoch sehr, sorgen für Stress.

Coaching-Tipp:
Ganz klar gilt für Menschen mit hohem Dr. Anneliese Logisch Anteil, dass sie lernen dürfen Kontrolle loszulassen. Und differenzieren zu lernen zwischen Situationen, in denen Logik gefragt und angebracht ist, und jenen, wo es um Gefühle und andere irrationale Phänomene geht. Ein geringerer Fokus auf Details in manchen Bereichen des Alltags würden ebenfalls Erleichterung bringen.

Wann ist Zeit für den Verstand und wann fürs Herz?
Othmar Ordentlichs wünscht man sich als Kollegen in der Umsetzung
Othmar Ordentlich

Ottmar Ordentlichs wünscht man sich als Teamkollegen. Sie sind ordentlich, strukturiert und können verdammt gut planen. Es macht ihnen richtig Spaß, Checklisten zu erstellen und zu führen, ihre ausgeklügelte Ablage zu pflegen. Vertreter*innen dieses Typs sind zuverlässig und pünktlich. Stress machen ihnen hingegen unvorhergesehene Situationen oder Anforderungen. Und in Zeiten wie den unseren erleben wir im Alltag viele Dinge, die schlecht planbar und eben nicht vorhersehbar sind. Sprich Ottmar Ordentlich-Typen leiden in Krisenzeiten und unter den Anforderungen der VUCA Welt (Erklärung folgt unterhalb) ganz besonders.

Coaching-Tipp:
Menschen mit hohem Ottmar Ordentlich-Anteil ist zu empfehlen, annehmen zu lernen, was ist, und zu üben, auf unvorhergesehenes adäquat zu reagieren. Hier zahlt es sich zudem aus, die Resilienz zu stärken und an der eigenen Gelassenheit zu arbeiten. Und für einen guten Ausgleich zum Stressabbau zu sorgen.

 

Die besonderen Anforderungen der VUCA Welt

Für den Fall, dass dir der Begriff VUCA Welt noch nicht untergekommen ist, hier eine kurze Erklärung, bevor wir näher darauf eingehen, welche besonderen Herausforderungen die Umstände der VUCA Welt auf unser Zeit- und Selbstmanagement haben.

V = volatile (unstet)
U = uncertain (unsicher)
C = complex (komplex)
A = ambiguous (mehrdeutig)

Unsere (westliche) Welt hat sich in den vergangenen Jahrzehnten so rasant verändert und neue Basen geschaffen, auf denen sich die Technologien, die Wissenschaft und wir als Gesellschaft und als Individuen auf vielfältige Weise entwickeln können. Das Entwicklungspotenzial ist schier gigantisch und kann gar nicht allumfassend überblickt werden. Und genau das macht es so schwer, mit den aktuellen Umständen und Begebenheiten umzugehen.

Die rasanten Veränderungen in der Welt sind unstet, schwer bis gar nicht vorhersehbar, komplex und mehrdeutig. Prognosen – selbst durch erfahrene Wissenschaftler – werden immer schwieriger. Und die Tatsache, dass vieles auf verschiedene Weisen interpretiert und gedeutet werden kann, macht es noch herausfordernder.

Dass ein Ottmar Ordentlich und eine Dr. Anneliese Logisch Herausforderungen mit der Ungewissheit haben, ist naheliegend. Sie dürfen an ihrer Flexibilität und Anpassungsfähigkeit arbeiten, wenn sie sich mehr Gelassenheit im Alltag wünschen. Zudem lohnt sich die Stärkung ihrer Resilienz, um für Unerwartetes und Neues gerüstet zu sein.

Doch auch für Igor Ideenreich sind es herausfordernde Zeiten. Die Gefahr sich zu verzetteln und im Ideenreich verloren zu gehen, sind größer denn je. Für ihn ist es besonders wichtig, Bodenhaftung zu behalten und Strukturen und Routinen in seinem Leben zu schaffen, die ihm Halt und Orientierung geben. In einem vernünftigen Rahmen lässt sich der kreative Geist besser händeln.

Eine Hanny Herzlich ist vor allem sehr betroffen über alles, was auf dieser Welt geschieht. Die besonderen Belastungen der Corona-Pandemie, der Krieg in der Ukraine und Konflikte überall, die Klimaveränderungen und damit einhergehende Umweltkatastrophen, das Tierleid in der Massentierhaltung oder im Welpenhandel, die oft immer unmenschlicher werdenden Zustände an vielen Arbeitsplätzen und die Herausforderungen im Bereich der Altenpflege und des Bildungswesens. Sie reiben sich oft auf. Sind sehr empathisch und tun sich schwer damit, sich abzugrenzen. Das ist in Zeiten wie diesen sehr belastend. Daher ist hier besonders wichtig, dass Betroffene lernen, sich abzugrenzen und Selbstfürsorge zu pflegen. Denn wir können anderen, der Gesellschaft und der Welt nur dienen, wenn wir in unserer Kraft sind.

Die besonderen Herausforderungen der VUCA Welt.
Eine gute Mischung aus Igor Ideenreich und Hanny herzlich.
Mein Zeitmanagement Typenprofil

Ich habe einen stark ausgeprägten Igor Ideenreich– und einen hohen Hanny Herzlich-Anteil in mir. Am wenigsten stark in mir angelegt ist Ottmar Ordentlich. Denn Pläne und Ordnung sind die ersten Dinge, die gekippt werden, wenn etwas nicht so läuft, wie erhofft, oder ich Zeit und Energie einsparen möchte. Das heißt aber nicht, dass ich eine gewisse Ordnung und Struktur nicht zu schätzen weiß. Im Projektmanagement und auch in meinem Kopf ist das sehr wertvoll. Vor allem in der Zusammenarbeit mit mehreren Menschen halte ich Struktur und eine gewisse Ordnung für eine wertvolle Orientierungshilfe, die Sicherheit und einen Rahmen gibt. Für mich alleine reicht mir aber oft die Ordnung in meinem gepflegten Chaos bestehend aus verschiedenen Zetteln, Notizbüchern, Notizen- und Zeitmanagement-Apps, Tagebuch-App, Whiteboard und Kanban Board. Einen Ottmar Ordentlich würde dieses Chaos unruhig machen, der könnte so nicht arbeiten. Ich hingegen könnte mit einer starren Struktur nicht arbeiten, weil ich mich da zu eingeengt fühlen würde.

Mit meiner inneren Hanny Herzlich habe ich deutlich länger gehadert. Meine verschiedenen Burnout Episoden hatten oft damit zu tun, dass ich mich für die Bedürfnisse anderer verantwortlich gefühlt habe, für andere stets meine eigenen Bedürfnisse, Aufgaben und Ziele nach hinten gestellt habe. Nachdem dies ein paar Mal gekippt ist und ich durch viele bittere, zwischenmenschliche Erfahrungen erkennen und lernen durfte, dass ich nicht allen Menschen helfen kann umd dies in manchen Fällen sogar kontraproduktiv ist, habe ich eine große Veränderung in meinem Leben eingeleitet. Begonnen damit, mir meiner eigenen Bedürfnisse bewusst zu werden und zu diesen zu stehen. Und meine eigenen Ziele und Werte klar zu haben, damit ich diese nicht mehr so leicht übergeben konnte. Nein-Sagen und Delegieren lernen waren hier noch die leichtesten Übungen für mich.

Welche Methoden und Tools passen für deinen Typ?

Sobald du deinen eigenen Zeitmanagement-Typ kennst, lohnt es sich, anzuschauen, wo es die meisten Energievampire und Zeitfresser in deinem Leben gibt. Diese in einem ersten Schritt zu identifizieren und nach Möglichkeit zu eliminieren, bringt die erste deutlich spürbare Erleichterung. Danach wirst du auch eher den Kopf frei haben, um die passenden Zeitmanagement-Methoden und Tools für dich zu finden. Literatur dazu gibt es reichlich. Vor allem in Erfolgsratgebern werden oft Zeit- und Selbstmanagement von erfolgreichen Menschen geschildert.

Ich schau mir im Zeit- und Selbstmanagement-Coaching mit meinen Klient*innen stets als erstes an, wie sie in ihrem Leben priorisieren. Meiner Erfahrung nach liegt hier für die meisten der Knackpunkt: sie tun sich schwer damit zu priorisieren und folglich Entscheidungen zu treffen, zu denen sie stehen können, mit denen sie sich wohl fühlen. Aufgerieben zwischen den verschiedenen Lebensbereichen, den Erwartungen anderer und den eigenen (hohen) Ansprüchen, ist es schwer, den roten Faden zur Orientierung zu behalten. Diesen erarbeiten wir somit als erstes im Coaching. Und von dort weg schauen wir uns an, welche Veränderungen im Zeit- und Selbstmanagement hilfreich sein könnten.

Oft sind es nicht die Methoden und Tools, die den entscheidenden Unterschied bewirken, sondern ein verändertes Mindset, mehr Bewusstheit und aktive Lebensgestaltung. Und das kann man lernen. Sollte dich das betreffen und du hier gerne einen spürbaren Unterschied in deinem Leben bewirken möchtest, lade ich dich herzlich ein, dir mein 1:1 Coaching Angebot anzusehen.

So findest du die passenden Zeitmanagement Methoden und Tools für dich
Besser Priorisieren nach Eisenhower.
Methoden und Tools, die für fast alle Typen wertvoll sind

Im folgenden werde ich dir einige Methoden aus dem klassischen Zeitmanagement vorstellen. Selbst wenn du diese bereits kennst, möchte ich dich einladen, diesen Abschnitt genau zu lesen. Denn meiner Erfahrung nach hören sich diese Klassiker für viele total logisch an, konkret nach ihrer Anwendbarkeit im Alltag der Betroffenen gefragt, zucken jedoch die meisten mit den Schultern. Ich kenne nur wenige Menschen, die diese Methoden nicht nur kennen, sondern auch im Alltag anwenden. Ich möchte dir hier Möglichkeiten aufzeigen, wie du sie in einem ersten Schritt für dich praktisch nutzen kannst.

Wie schon erwähnt, tun sich viele mit dem Priosieren schwer. Sobald man mal seine Kriterien fürs Priosieren identifiziert und sich bewusst gemacht hat, hilft einem zB die berühmte Eisenhower Matrix beim Priosieren im Alltag.

Hier werden Aufgaben in Kategorien eingeteilt. 2 Koordinaten sind für die Zuteilung entscheidend: Wichtigkeit und Dringlichkeit. A-Aufgaben weisen sowohl eine hohe Wichtigkeit als auch Dringlichkeit auf. Sie sollten mit höchster Priorität angegangen werden. Dann gibt es B-Aufgaben, die zwar wichtig, aber nicht so dringend sind. Diese lassen sich gut auf einen konkreten späteren Zeitpunkt verschieben. C-Aufgaben sind weniger wichtig, aber dringend, und können oft delegiert oder (teil)automatisiert werden. D-Aufgaben sind weder besonders wichtig, noch dringend. Sie können erstmal unerledigt bleiben. Sollte sich am Status was ändern, wird diese Aufgabe gewiss erneut auf unserem Tisch landen.

Selbstcheck:

Ich empfehle dir mal eine Analyse nach Vorbild der Eisenhower Matrix zu machen. Notiere dir sämtliche Aufgaben in deinem Alltag oder auch nur in deinem Job. Und zwar wirklich jede. Ohne Ausnahme. Jede noch so kleine Tätigkeit. Idealerweise schreibst du dir dazu, wie viel Zeit du damit zubringst. Am Ende der Woche bewertest du all deine aufgelisteten Aufgaben nach der Eisenhower Matrix. Wie viel Zeit verwendest du A, B, C und D Aufgaben?

Sehr wahrscheinlich wirst du feststellen, dass du sehr viel Zeit und Energie in C und D Aufgaben steckst oder B-Aufgaben stets versuchst sofort zu erledigen, obwohl dies gar nicht notwendig wäre. Der Grund dafür ist bei vielen, dass sie es gewohnt sind auf Zuruf zu arbeiten. Es wird nicht mehr hinterfragt, ob eine Aufgabe wirklich wichtig oder dringend ist. Irgendein Kollege oder eine Führungskraft fordern etwas und wir machen es. Unreflektiert. Ohne zu hinterfragen. Allein, wenn man sich angewöhnt, Arbeitsaufträge hinsichtlich ihrer tatsächlichen Wichtigkeit und Dringlichkeit zu hinterfragen, wird man schnell ein enormes Zeitsparpotenzial in seinem Alltag identifizieren. Ein echter Gamechanger!

Das Pareto-Prinzip (die 80-20-Regel)

Noch ein echter Klassiker aus dem Zeitmanagement. Es hat sich gezeigt, dass Menschen 20% ihrer Ressourcen (Zeit, Energie, Aufmerksamkeit, Geld) einsetzen, um 80% der Ergebnisse zu erzielen. Sprich die restlichen 80% der Ressourcen werden oft dafür eingesetzt, um die restlichen 20% der Ergebnisse zu erzielen. Doch oft reichen die 80%-Ergebnisse völlig aus um das Qualitätsbewusstsein zu befriedigen.

Hier spreche ich jetzt vor allem die Perfektionisten an. Denn beim Pareto-Prinzip geht es darum, zu erkennen, was die Aufgaben sind, bei denen die 80% Ergebnis völlig ausreichend sind. Und insgesamt zu schauen, was in deinem Leben die wichtigsten 80% Ergebnisse sind, damit du dich mit vollem Fokus und Leichtigkeit (benötigt nur 20% der Ressourcen!) deren Realisierung widmen kann. Sprich es geht darum, für dich herauszufinden, welche Ergebnisse für dich die wichtigsten und wertvollsten sind. Worauf kommt es am meisten an? Wenn was erledigt ist, hast du wirklich viel geschafft? Welche Ergebnisse bilden die Basis für andere Ergebnisse? Welche Ergebnisse zahlen am meisten in deine Lebensvision oder Ziele ein?

Wenn du den Selbstcheck zur Eisenhower Matrix gemacht hast, wirst du dir bei dieser Analyse vermutlich etwas leichter tun.

Nun wirst du natürlich zukünftig nicht mehr nur 20% deiner Ressourcen einsetzen und die restlichen 80% ungenutzt vergeuden. Sondern du wirst ab sofort 5x 20% für bis zu 5x 80% einsetzen. Sprich am Ende erzielst du mit deinen verfügbaren 100% Ressourcen plötzlich nicht mehr nur 100%, sondern bis zu 400%. Wow, oder? Du wirst wesentlich effektiver und produktiver.

Das heißt natürlich nicht, dass dies auf alle Aufgaben sinnvoll anwendbar ist. Manche Projekte oder Aufgaben erfordern einen 100% Fokus. Da reichen keine 80% des Ergebnisses.
Ein Beispiel: Die Einkommenssteuererklärung. Diese würde ich eher nicht halbherzig machen, damit ich am Ende das Maximum vom Finanzamt zurückbekomme. Doch bei der Planung einer Geburtstagsfeier würde ich mich auf das 80% Ergebnis fokussieren. Nach dem Motto “gut ist gut genug“.

Ich kann dir aus Erfahrung sagen, dass es in vielen Anwendungsfällen niemandem außer dir auffallen wird, dass es sich “nur” um ein 80% Ergebnis handelt. Ich wende dieses Prinzip seit nun mehr über 15 Jahren beruflich wie privat an und mir wurde noch kein einziges Mal ein negatives Feedback gegeben. Im Gegenteil, ich wurde weiterhin für die hohe Qualität meiner Leistung/ Arbeit anerkannt.

Selbstcheck:

Bei welchen deiner Aufgaben versuchst du stets ein 100% Ergebnis zu erzielen, wo es womöglich gar nicht sinnvoll oder notwendig ist? Wo ist das Motto “gut ist gut genug” anwendbar?
Probiere in den nächsten Tagen mal aus, was passiert, wenn du dich nur auf das 80%-Ergebnis fokussierst. Du wirst sehr wahrscheinlich schnell ein ungeheures Zeiteinsparungspotenzial für dich erkennen.

Die goldene 80-20-Regel ist auf fast jeden Lebensbereich und Fall anwendbar.
Lass uns gemeinsam deine Schöpferkraft über dein individuelles Zeitmanagement aktivieren.

Bei den Zeitmanagement-Tools ist es meiner Erfahrung nach sehr individuell und neben den Zeitmanagement-Typen von der aktuellen Lebenssituation abhängig. Ich schätze zB Routinen und flexible Strukturen sehr. Diese sind in einem so unsteten Alltag wie meinem aktuell nicht vernünftig (stressfrei) integrierbar. Daher improvisiere ich derzeit mehr, als mir lieb ist. Routinen und Strukturen geben Halt und Orientierung. Man verliert sich nicht so leicht im Tun. Unter “normalen” Umständen sind meine Lieblingstools:

  • Kanban Board
  • Journal
  • Tagebuch
  • Notizbücher/ Notizen Apps

Momentan verwende ich nur mein Tagebuch, um meine tägliche Reflexion zu machen. Und meine Notizen Apps, um mir Ideen und Gedanken aufzuschreiben, die ich weiterverfolgen möchte.

Ich hoffe, du hast einen guten Einblick in deine Möglichkeiten dein Zeitmanagement zu verbessern bekommen. Und es ist klarer geworden, wieso es immer eine sehr individuelle Angelegenheit ist, welche Methoden und Tools sinnvoll eingesetzt werden können.

Viel Spaß beim Ausprobieren!

Schau auf dich, die Welt braucht dich.
Deine Susanne, das Stehaufweibchen

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